Препоръчано от нас
Дата: 29 Яну 2023
Цветното кодиране е невероятно прост метод за организиране, но е толкова мощен, че можете за отрицателно време да подредите архива си.
По същество цветното кодиране е присвояване на цветово обозначение на група документи или класьори за документи за улесняване на организацията, търсенето и обработката на дела (или информация, съответно).
Тази идея отдавна се използва в производството и дори в ежедневието. В крайна сметка подреждането на папки класьори или сгъването на дрехи по цвят не е нищо повече от цветово кодиране.
Какво ви е необходимо, за да използвате цветово кодиране в работата си?
Не трудно да се въведе система за цветно кодиране в офиса или архивите. Всичко, от което се нуждаете, е да замените някои от съществуващите класьори за папки или кутии с цветни и в бъдеще при поръчка на канцеларски материали да изберете правилните цветове.
Ние, Tonerlife.bg, можем да ви предложим качествени консумативи - папки с рингове в голямо цветово разнообразие, тонер касети, маркери и всичко останало, от което се нуждаете.
Още по-опростен подход за цветово кодиране е да използвате стандартен класьор за документи и да правите само цветни надписи - с помощта на цветни хартиени стикери (самозалепващи етикети) или флумастери.
За цветово кодиране се препоръчва използването на максимум 10 цвята, оптималната палитра е 5-6 цвята. При такова ограничение служителите трудно ще объркат нещо.
Как да приложите цветово кодиране?
Определете цветен код за всеки тип документ или класьор за папки. В различните фирми документите се систематизират въз основа на нуждите на оперативната дейност.
Например, ако документи от различни отдели се съхраняват в един и същ архив, можете да разграничите по цвят всеки отдел. Така улеснявате служителите да намират правилните папки. А работните документи в рамките на отдела могат да бъдат систематизирани по спешност, важност или по категория изпълнители.
Това ще ви осигури бързо намиране на необходимите документи. Ако цветовото кодиране е организирано правилно, търсенето на желаната папка ще отнеме минимум време, като по този начин се повишава производителността на служителите.
